Documentazione di Action!

.ACTION! PROGRESSIVE

By Rick Ostidich

INTRODUZIONE

Action! é uno strumento di reporting e data mining automatizzato estremamente veloce e potente, che permette di tenere sotto controllo ogni aspetto di una azienda in un unico modello, dai grandi numeri di sintesi fino al massimo dettaglio possibile.

Mentre i normali database relazionali sono molto flessibili ma estremamente lenti, e i modelli multi-dimensionali pre-calcolati sono piuttosto veloci ma soggetti a grandi limitazioni, l’innovazione di Action! consiste nella massima velocità di elaborazione, mantenendo un’illimitata quantità di dati e raggruppamenti.

La tecnica per ottenere questo risultato é stata la progettazione basata su algoritmi estremamente semplici e altrettanto innovativi, unita alla programmazione direttamente in linguaggio macchina di ogni parte del programma.

I principali vantaggi di Action! rispetto ad altre applicazioni sono:

la capacità di gestire efficacemente una notevole mole di dati
la totale flessibilità dei modelli, dovuta all’illimitato numero di dimensioni e membri
l’estrema velocità di elaborazione (decimi di secondo per report di media complessità)
la quantità di raggruppamenti possibili secondo ogni informazione presente nelle anagrafiche
l’interfaccia grafica semplice e funzionale, che rende indipendente ogni singolo utente, anche se inesperto
il programma è ampiamente sperimentato ed è in uso da 13 anni presso alcune grandi società nel mondo.

I dati sono organizzati in modo che i tempi di elaborazione dei report non cambiano a secondo dei dati presenti nel modello, ma solo in base ai dati effettivamente richiesti dal report.

Con Action! si costruiscono report dinamici, che ogni volta richiamati presentano la situazione aggiornata. I report sono gestibili come normali documenti e possono essere condivisi o spediti via posta elettronica, in modo che poi ogni utente possa esplorare ulteriormente i dati secondo le proprie responsabilità e autorizzazioni.

Grazie alla notevole semplicità e linearità delle sue logiche di base, Action! si é rivelato estremamente flessibile e adatto a ogni tipo di applicazione a cui é stato finora sottoposto:

Controllo di gestione, sia di grandi società che di piccole imprese
analisi di database di notevoli dimensioni
statistiche di marketing (analisi questionari, percorsi dei clienti nei supermercati)
gestione spese familiari, logbook dei voli di un aeroporto
rapida analisi di database tramite creazione automatica della struttura

ESEMPIO DI UN MODELLO TIPICO PER MEDIA IMPRESA

Nel caso di un'applicazione per una tipica società di media grandezza, Action! permette di ottenere nel giro di un quarto d’ora un aggiornamento automatico completo di tutti i dati e tutte le tabelle del sistema. Questo viene effettuato da un singolo computer ogni notte.

In questo modello sono compresi i dati di vendite (con budget, target, forecast e storici ultimi 20 anni), portafoglio ordini clienti e fornitori, acquisti, produzione, magazzini, trasporti, esposizione finanziaria e contabilità.

Per ognuno di questi archivi é possibile analizzare quantità, valore, costo, margine, e numerosi indici a secondo del tipo di archivio (provvigioni e trasporti per le vendite; ore standard e consuntive per produzione, distinte fra uomo e macchina, con ore di fermo e causale, ore uomo indirette; indici di rotazione, accantonato, in spedizione e impegnato per i magazzini, eccetera).

Nei report di Action! é inoltre possibile aggiungere colonne di indici calcolati al momento, per fornire ad esempio prezzi unitari, medie, varianze e percentuali.

Dai numeri di sintesi si può scendere in dettaglio fino al singolo cliente/fornitore, prodotto o fase di lavorazione, giorno dell’anno (e turno per la produzione), operaio, centro di costo, conto contabile, ubicazione di magazzino, e alla singola riga di fattura o ordine, passando attraverso tutti i livelli di raggruppamento previsti nella base dati aziendale.

Infatti ogni informazione disponibile nelle anagrafiche é utilizzabile per raggruppare le voci delle dimensioni:

prodotti: dimensioni, colori, pesi, forme, classe merceologica, categoria contabile, ...
clienti/fornitori: agente, nazione, regione, provincia, città, affidabilità, indirizzi, e-mail, numeri telefonici...
fattura/ordine: riga, documento, serie, natura, causale, formato,priorità, ...
data: settimana, giorno della settimana, mese, giorno del mese, trimestre, anno, ...

REQUISITI PER L’INSTALLAZIONE

I modelli di Action! sono basati su un database proprietario (il quale costituisce il segreto della velocità e flessibilità del programma) che é incorporato nell’applicazione, e che può attingere da qualunque database in uso dall’azienda (AS400, SqlServer, MySql, Oracle…). Nessun software aggiuntivo é richiesto per creare il modello, aggiornarlo e visualizzarlo.

Si può anche installare su macchine prive di windows poiché esiste una versione che include il suo personale sistema operativo.

Action! è un programma estremamente moderno, in grado di sfruttare al massimo le potenzialità delle macchine di ultima generazione, ottenendo prestazioni astronomiche.
Tuttavia la sua architettura é tanto compatta e autosufficiente da poter fornire buone prestazioni persino con un vecchio PC di recupero dotato di configurazioni tipiche di molti anni fa.

Action! non richiede un server apposito, poiché i dati occupano poco spazio, e le elaborazioni vengono effettuate dalle macchine degli utenti.
In una tipica applicazione, l’intero modello occupa poche decine di Megabyte.

Il programma può risiedere in versione unica sul server, ed é formato da un unico file eseguibile di 166 kilobyte! Questo é tutto ciò che é richiesto per creare e aggiornare il modello, nonché per visualizzarlo e generare ogni tipo di report ottenendo tutti i dati richiesti. Quindi installare il programma consiste nel copiare un file e creare un’icona.

INTEGRAZIONE CON ALTRI PROGRAMMI

Action! é ideato per integrarsi con le altre applicazioni aziendali, e con un semplice click del mouse il report creato viene trasferito ad Excel (o OpenOffice, o altro programma) per ulteriori elaborazioni e stampe. In questo modo ogni utente può sfruttare le conoscenze già acquisite con i programmi di uso comune.

I dati trasferiti ad Excel/OpenOffice sono strutturati in maniera tale da poter creare direttamente istogrammi e torte, mappe cartografiche e tabelle pivot.

Per gli utenti meno pratici, Action! può essere configurato per trasferire report predefiniti direttamente ad Excel/OpenOffice senza l’intervento dell’utente.

Per supportare autorizzazioni e riservatezza si utilizzano le normali tecniche della rete aziendale, in modo da semplificare la gestione e evitare incongruenze. Ogni utente ha quindi accesso o meno ai vari tipi di dati del modello secondo le sue autorizzazioni di rete.

Sempre secondo le tecniche della rete, in Action! esistono report comuni a tutti gli utenti, report di gruppo e report privati. Ogni utente può avere un suo report di partenza, e secondo le proprie autorizzazioni può caricare report delle varie aree organizzative e salvarne in altre.

DISTRIBUZIONE AGLI UTENTI

I dati e il modello sono messi a disposizione degli utenti soltanto in lettura, quindi si può sperimentare senza il rischio di fare danni.

La facilità di apprendimento permette una rapida diffusione a tutti gli utenti, a partire dai dirigenti e loro segretari fino ai diretti responsabili dei dati, in modo da dare le stesse possibilità di controllo a chi immette e gestisce i dati, con un conseguente miglioramento della base dati aziendale.

La principale caratteristica di Action! rispetto agli altri strumenti di reporting consiste proprio nel fatto che ogni singolo utente – anche i meno pratici di computer – può modificare da solo i propri report ed esplorarli fino al massimo dettaglio, senza richiedere ogni volta l’intervento di un tecnico e del centro elaborazione dati.

Action! é studiato per accedere ai modelli anche attraverso la rete Internet, per esempio dai portatili degli agenti e area-manager o per tenere sotto controllo le consociate.

Inoltre è in via di sviluppo un’applicazione web-based che permette di consultare il proprio modello di Action! tramite un qualsiasi browser di un qualunque computer connesso a internet, indipendentemente dal sistema operativo usato - compreso tablet e smartphone!

AUMENTO DELLA PRODUTTIVITA’

L’impiego dei report interattivi e dinamici, rispetto ai report statici e cartacei, aumenta notevolmente la produttività aziendale e riduce i costi:

Un report interattivo é molto facile da creare, condividere e comunicare ad altri utenti.
I report interattivi sono di facile e chiara lettura perché contengono pochi numeri,essendo allo stesso tempo esplorabili fino al massimo dettaglio.
I report interattivi sono dinamici e variano con l’aggiornamento e la correzione della base dati aziendale. Quindi i report di uso comune sono da preparare una volta sola.
Tutti i report riportano a video (e in stampa) l’elenco dei filtri usati per generarlo, in modo che ogni report che circola per l’azienda indica chiaramente il tipo di dati presenti nella tabella (budget o actual, anno di riferimento, quantità o Lire o Euro, vendite o ordini, ...). La logica usata per ottenere i numeri é certificata e riproducibile.
A partire da report predefiniti, studiati in gruppo, ogni utente può indagare i dati secondo le proprie esigenze senza perdere di vista le logiche di riferimento standard. In questo modo si é sicuri di avere un linguaggio comune, e che ogni ufficio abbia in mente gli stessi numeri. (Così finalmente il fatturato mensile é uguale per tutti.)
Non ultimo, i report interattivi sono estremamente più pratici e facili da ordinare rispetto ai report cartacei che ancora invadono le scrivanie delle aziende meno moderne.

Queste caratteristiche sono ulteriormente sfruttate se le sale-riunioni vengono dotate di un PC per consultare direttamente la base dati. (Ad Action! basta un pc di recupero, scartato dalle esigenze degli attuali “sistemi operativi”.) In questo modo si affrontano e risolvono velocemente i quesiti che si pongono durante la riunione, al posto di accumulare e rimandare i problemi a un secondo tempo.

Utilizzare uno strumento di analisi dati comporta che qualcuno deve immettere le varie informazioni nel database aziendale, e i vari raggruppamenti vanno costantemente gestiti e aggiornati.

Questo a volte si rivela un costo che supera i benefici ottenuti dall’analisi delle informazioni.

La nostra esperienza di creazione delle strutture delle base dati è particolarmente orientata all’ottimizzazione e semplificazione della gestione, in modo da perdere il meno tempo possibile per l’immissione e la manutenzione delle varie informazioni, e sfruttare quindi al meglio l’innovazione dello strumento.
Action! è stato progettato tenendo sempre a mente questo obiettivo, e si adatta quindi immediatamente alla base dati esistente, suggerendo eventualmente semplificazioni e non complicazioni aggiuntive inutili.

MIGLIORAMENTO DELLA BASE DATI AZIENDALE

Ad ogni aggiornamento del modello nessuna informazione viene scartata, gli eventuali nuovi membri non presenti nelle anagrafiche vengono aggiunti automaticamente al modello (con raggruppamenti speciali facilmente evidenziabili) e vengono generati dei dettagliati file di log con tutte le eventuali anomalie.

Inoltre i modelli di Action! presentano speciali meccanismi per il controllo dei dati e delle anagrafiche.

L’introduzione di uno strumento di analisi come Action! comporta e facilita l’ammodernamento della base dati aziendale. Inoltre ne esige la costante gestione, garantendone il controllo e quindi l’affidabilità.